MAKASSAR —wartadetik.com – Panitia Pelaksana Pelantikan Pengurus Ikatan Alumni (IKA) SMP Negeri 21 Makassar mulai mematangkan berbagai persiapan menjelang pelantikan pengurus yang direncanakan berlangsung pada Sabtu, 21 November 2026. Persiapan tersebut dibahas dalam rapat pembentukan Panitia Pelantikan yang digelar pada Senin, 26 Oktober 2026, pukul 20.00 WITA hingga selesai, bertempat di jl. Tun Abdul Razak Gowa Arjian Coffee Citraland Gowa.
Rapat tersebut dipimpin oleh Jantra dan notulen oleh Udhiensyam. Pertemuan ini membahas pembentukan kepanitiaan, pembagian tugas, kesiapan administrasi, penentuan lokasi pelantikan, kebutuhan perlengkapan acara, serta sejumlah langkah teknis yang harus diselesaikan sebelum hari pelaksanaan.
Dalam pembahasan rapat, Panitia Pelaksana Pelantikan berasal dari Alumni Angkatan 1997. Susunan personalia kepanitiaan, termasuk nama Ketua Panitia, koordinator seksi, dan penanggung jawab masing-masing bidang, masih akan ditetapkan melalui koordinasi lanjutan. Pengurus IKA mendukung persiapan tersebut melalui komunikasi dan pengambilan keputusan sesuai kewenangannya.
Salah satu agenda utama yang dibahas ialah rencana pelantikan pada 21 November 2026 di W Three Style Hotel, Makassar. Panitia akan melakukan koordinasi dengan pihak hotel untuk memastikan ketersediaan tempat, kapasitas ruangan, tata ruang, fasilitas teknis, serta kebutuhan pendukung lainnya. Estimasi peserta yang direncanakan hadir berkisar 150–170 orang, dengan daftar undangan yang mencakup pengurus IKA, Dewan Penasihat, perwakilan angkatan, pihak sekolah, instansi terkait, dan tamu undangan lainnya.
Dari sisi administrasi, panitia merencanakan penyampaian surat resmi kepada Dinas Pendidikan Kota Makassar dan Kepala SMP Negeri 21 Makassar sebagai bagian dari koordinasi serta penyesuaian jadwal pejabat atau undangan. Rapat menegaskan bahwa surat tersebut berfungsi sebagai sarana koordinasi dan undangan, bukan sebagai permohonan pengesahan surat keputusan kepengurusan.
Panitia juga membahas kebutuhan atribut dan perlengkapan pelantikan, meliputi pataka atau panji organisasi, simbol IKA, backdrop, panggung, perlengkapan seremonial, serta kebutuhan teknis seperti layar, proyektor, perangkat audio, mikrofon, dan perlengkapan pendukung lainnya. Untuk memastikan kesesuaian ukuran dan kebutuhan produksi, panitia akan melakukan survei lokasi serta berkoordinasi dengan vendor sebelum menetapkan pesanan.
Selain itu, pengumpulan data pengurus menjadi salah satu pekerjaan penting yang harus segera ditindaklanjuti. Data tersebut meliputi nama lengkap, angkatan, jabatan, foto, dan informasi lain yang diperlukan untuk penyusunan slide pengurus serta materi publikasi acara. Pengumpulan data direncanakan menggunakan Google Form. Panitia juga akan melakukan pendataan ukuran pakaian pengurus melalui formulir yang sama atau formulir terpisah, disertai panduan ukuran dari vendor guna meminimalkan kesalahan pemesanan.
Untuk memperkuat dokumentasi dan memperkenalkan perjalanan organisasi, panitia merencanakan pembuatan video kegiatan alumni dan sejarah SMP Negeri 21 Makassar. Materi sejarah sekolah yang akan ditampilkan harus terlebih dahulu diverifikasi kepada pihak sekolah atau melalui arsip resmi agar informasi yang disampaikan akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam rangka memperlancar koordinasi, rapat juga menyepakati rencana pembentukan grup WhatsApp khusus panitia. Grup tersebut akan digunakan untuk menyampaikan informasi resmi, pembagian pekerjaan, pengingat tenggat waktu, serta laporan perkembangan dari masing-masing penanggung jawab.
Berdasarkan matriks tindak lanjut yang disusun dalam notulen, sejumlah pekerjaan direncanakan berlangsung secara bertahap mulai 27 Oktober hingga menjelang pelaksanaan pelantikan. Tahapan tersebut mencakup penyusunan surat dan daftar undangan, survei hotel, pembentukan grup koordinasi, pendataan peserta dan pengurus, pemesanan pakaian, penyusunan materi video, produksi atribut dan backdrop, hingga pemeriksaan akhir perlengkapan.
Menjelang hari pelaksanaan, panitia juga akan melakukan gladi Kotor Hingga gladi bersih serta pengecekan akhir terhadap daftar pengurus, pakaian, peralatan, dan kebutuhan teknis lainnya. Namun, beberapa hal masih memerlukan konfirmasi lebih lanjut, termasuk kepastian tanggal dan tempat pelaksanaan, komposisi undangan resmi, susunan personalia panitia, anggaran dan sumber pembiayaan, kelengkapan surat keputusan kepengurusan, serta validasi data dan foto pengurus.
Notulen rapat tanggal 26 Oktober 2026 tersebut menjadi dasar koordinasi awal bagi Panitia Pelaksana Pelantikan bersama Pengurus IKA SMP Negeri 21 Makassar. Seluruh rencana dan jadwal tindak lanjut masih akan disesuaikan dengan hasil koordinasi berikutnya hingga ditetapkan secara resmi.
Panitia berharap seluruh rangkaian persiapan dapat berjalan terarah, tertib, dan terkoordinasi sehingga pelantikan pengurus IKA SMP Negeri 21 Makassar masa bakti 2026–2029 dapat terlaksana dengan baik serta menjadi momentum mempererat silaturahmi dan memperkuat kontribusi alumni bagi sekolah.
Sumber: Panitia Pelaksana Pelantikan IKA SMP Negeri 21 Makassar.
Penulis: KA
